Banner top Til forsiden Econa

Christopher Viland Advokat i Econa

Arbeidsgivers adgang til å gjøre innsyn i ansattes e-post

Econa får fra tid til annen henvendelser fra våre medlemmer vedrørende arbeidsgivers adgang til å gjøre innsyn i ansattes e-post. I den forbindelse skal vi her gi en kortfattet fremstilling av de regler som gjelder for slikt innsyn. Fremstillingen tar sikte på å redegjøre for hvilke vilkår som må være oppfylt for at arbeidsgiver skal kunne foreta innsyn i ansattes e-post.

Karakteristisk for et arbeidsforhold er arbeidsgivers styringsrett. Med dette menes arbeidsgivers rett til å organisere, lede, fordele og kontrollere arbeidet. Når arbeidsgiver ønsker å gjøre innsyn i ansattes e-post, er dette nettopp i kraft av styringsretten. Styringsretten begrenses blant annet av bestemmelser i lov og ansettelsesavtalen. Utøvelse av arbeidsgivers styringsrett stiller visse krav til saksbehandlingen. Det må foreligge et saklig grunnlag for avgjørelsen som ikke må være vilkårlig eller basert på utenforliggende hensyn. Ved utøvelse av styringsretten plikter arbeidsgiver å hensynta arbeidstakers personlige integritet og arbeidstakers rett til personvern. Lovpålagte begrensninger er således å anse som innskrenkninger i arbeidsgivers styringsrett. Innsyn i arbeidstakers e-post er et kontrolltiltak der arbeidsgiver har funnet det nødvendig å begrense arbeidsgivers styringsrett. Bestemmelsene om kontrolltiltak er ufravikelige.

Innsyn må være saklig begrunnet

Arbeidsmiljøloven kapittel 9 regulerer arbeidsgivers adgang til å iverksette kontrolltiltak overfor arbeidstakerne. Av lovens § 9–1 fremgår at arbeidsgiver kan iverksette kontrolltiltak når tiltaket har saklig begrunnelse i virksomhetens forhold og ikke medfører en uforholdsmessig belastning for arbeidstakeren. Arbeidstakeren skal sikres mot vilkårlige inngrep i sin integritet. Saklige inngrep kan for eksempel begrunnes i teknologiske, økonomiske, arbeidsmiljømessige og helsemessige forhold og videre særlige samfunnshensyn. Ved arbeidsgivers bruk av kontrolltiltak skal mildeste inngreps prinsipp legges til grunn. Dette innebærer at dersom arbeidsgivers formål med tiltaket kan nås med et mildere inngrep, skal dette velges. I vilkåret om at tiltaket ikke må innebære en uforholdsmessig belastning overfor arbeidstakeren, ligger et krav om at formålet arbeidsgiver søker å oppnå med tiltaket, må stå i forhold til inngrepet, med andre ord et krav om forholdsmessighet.

Begrunnelsen for innsyn i e-post må være saklig ikke bare ut fra virksomhetens forhold, men også overfor den enkelte arbeidstaker. Dette innebærer som eksempel at dersom en avdeling i virksomheten mistenkes for korrupsjon, kan arbeidsgiver sjekke e-posten til alle ansatte i den aktuelle avdelingen, men ikke til alle ansatte i hele virksomheten.

Nærmere om vilkårene for innsyn

De nærmere reglene for arbeidsgivers rett til innsyn i arbeidstakers e-post finnes i personopplysningsloven og personopplysningsforskriften. Innsyn i e-post er å anse som elektronisk behandling av personopplysninger i personopplysningslovens § 8s forstand. Denne bestemmelsen slår fast at behandling av personopplysninger kun er tillatt der den det gjelder, har samtykket eller loven åpner for det. Et sentralt skille går mellom privat og virksomhetsrelatert e-post. Arbeidsgiver har kun adgang til å lese virksomhetsrelatert e-post, og brudd på dette kan i verste fall medføre straffansvar.

Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke har rett til å gjøre innsyn i arbeidstakers e-post. Arbeidsgiver kan imidlertid i visse tilfelle gjøre innsyn i e-posten. Disse tilfellene er regulert i personopplysningsforskriften § 9–2.

Arbeidsgiver har kun anledning til å lese arbeidstakers e-post når det er nødvendig for å ivareta den daglige driften eller andre berettigete interesser ved virksomheten. Forhold i den daglige driften som kan berettige innsyn, kan være der arbeidstaker er fraværende og arbeidsgiver mistenker at det er innkommet e-poster som arbeidsgiver trenger av hensyn til den daglige driften. Som eksempler kan nevnes ordretilgang og kontraktsforslag. Som eksempel på andre berettigede forhold ved virksomheten som kan berettige innsyn, kan nevnes omdømmetap. I denne situasjonen vil det være relevant å se hen til varigheten av fraværet når en vurderer om innsyn er nødvendig.

Arbeidsgiver kan også lese e-post ved begrunnet mistanke om at bruk av e-postkassen medfører brudd på de plikter som følger av arbeidsforholdet, herunder forhold som kan gi grunnlag for oppsigelse eller avskjed. Det er grunn til å understreke at forholdet må være grovt. Man kan for eksempel ikke sjekke e-post til ansatte man er i konflikt med, eller ansatte man mistenker for å ikke være lojale nok, slik tilfellet var i sakene om Bazar forlags og Redningsselskapets innsyn i ansattes e-post. Som eksempel kan nevnes grov illojalitet så som kontakt med konkurrenter med tanke på å ta med seg kunder og virksomhetsrelaterte opplysninger. Videre kan nevnes grove tilfelle av samarbeidsproblemer slik som mobbing og trakassering av kollegaer.

Prosedyrer for innsyn

Arbeidstaker skal, i den grad det er mulig, varsles og gis mulighet til å uttale seg før eventuelt innsyn i e-posten foretas av arbeidsgiver. I varselet skal arbeidsgiver redegjøre for grunnlaget for innsynet og hvilke rettigheter arbeidstaker har i medhold av personopplysningsforskriften. Arbeidstaker skal, så langt det er mulig, få anledning til å være til stede under innsynet. Under innsynet har han anledning til å være bistått av tillitsvalgt eller en annen representant han har tillitt til. Kravene til varsel innebærer at det må settes frister som gir arbeidstaker en reell mulighet til å ivareta rettighetene sine. Dersom arbeidstakeren er utilgjengelig i en lengre periode, kan dette gi grunn for å gjøre innsyn uten orientering i forkant. Det fremgår også av Datatilsynets praksis at fare for bevisforspillelse kan være en legitim begrunnelse for ikke å varsle arbeidstakeren før innsynet gjøres.

Dersom det ikke er mulig å varsle arbeidstaker om innsynet i forkant, skal han orienteres om inngrepet i etterkant. I tillegg til å redegjøre for begrunnelsen for innsynet og arbeidstakerens rettigheter i forbindelse med dette skal det også opplyses om hvordan innsynet ble foretatt, hva som ble funnet, og hvilke konsekvenser dette eventuelt vil få.

figur-author


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS