Banner top Til forsiden Econa

Bjørn Melheim er utdannet siviløkonom fra BI (1994) og statsautorisert revisor fra NHH (1997). Han jobber i dag som økonomidirektør i Cramo.

Anders Emil Andersen er utdannet siviløkonom fra NHH (2008), og jobber som konsulent innenfor CFO/Finance-området i Deloitte.

Økonomifunksjonens rolle i prosjektrelaterte virksomheter

figur-author

Prosjekt som arbeidsform blir stadig mer utbredt. Store og kapitalintensive prosjekter, som for eksempel utbygging av infrastruktur, setter helt andre krav til økonomifunksjonen når det gjelder styring og finansiell kontroll, enn som er tilfelle ved oppfølging av ordinære/repetitive driftsoppgaver.

Denne artikkelen gir et bilde av hvilke grunnleggende områder en økonomidirektør etter vår oppfatning må ha kontroll på, sett opp mot hva vi mener er ledende praksis.

I alle tilfeller er det viktig at økonomifunksjonens rolle er tilpasset virksomhetens behov og krav, og som varierer med bransje, sektor, kompleksitet og usikkerhet for øvrig.

– det grunnleggende først

Manglende kontroll over den daglige økonomistyringen, og lav pålitelighet i den finansielle rapporteringen fra prosjekter, vil kunne få negative konsekvenser for selskapets finansielle resultat og omdømme. Noen sentrale og grunnleggende forutsetninger må derfor være på plass før økonomifunksjonen kan videreutvikle systemer og prosesser og bli en sterk strategisk partner for prosjektstyring. Videre vil vi kort kommentere disse grunnleggende forutsetningene.

Hensiktsmessig organisering av økonomifunksjonen

Roller, ansvar og rapporteringslinjer på tvers av organisatoriske enheter i økonomifunksjonen er klart definert. Prosjektcontrolling er definert som et eget ansvarsområde, selvstendig eller i kombinasjon med andre oppgaver, og et minimumskrav er at det blir utarbeidet regnskapsrapporter både samlet (portefølje) og for det enkelte prosjekt.

Kontroll over selskapets prosjektportefølje og finansielle eksponering

Virksomheten gjennomfører med jevne mellomrom en «helsesjekk» av virksomhetens prosjekter basert på definerte evalueringskriterier. Noen sentrale spørsmål er: Hvilke prosjekter finnes? Har alle dokumentert finansiering? Hva er tildelte midler (budsjett)?

Et gyldig, fullstendig og nøyaktig prosjektregnskap

Det er mulig å generere et fullstendig og gyldig prosjektregnskap som grunnlag for kostnadsoppfølging av prosjekter. Regnskapet inneholder både timeinnsats/kost fra egen organisasjon og kjøp av eksterne varer og tjenester. Virksomheten har klare prinsipper for å skille drift og investeringskostnader i prosjektene (for eksempel balanseføring av immaterielle eiendeler) og gode rutiner for oppfølging av kontraktmessige betingelser og forpliktelser.

Periodisk rapportering av finansiell status

Rapportering av den økonomiske situasjonen skjer på riktig nivå i organisasjonen, fra det enkelte prosjekt til program- og porteføljenivå til bestemte tider. Rapporteringen gir et entydig svar på prosjektets forbruk mot vedtatte rammer, og i kombinasjon med prognoser gir det ledelsen et grunnlag for å vurdere prosjektets ytelse og fremdrift mot fastsatte mål.

– for den viderekommende

Dette avsnittet beskriver hva som kjennetegner økonomifunksjoner (og virksomheter) som på ett eller flere områder beveger seg mot en ledende praksis. Fellesnevneren er fokus, oppfølging, integrerte systemer og prosesser som gir ledelsen vesentlig bedre forutsetninger for å forstå den underliggende utviklingen i prosjektporteføljen, og som understøtter strategisk beslutningstaking gjennom kontinuerlig læring og forbedring.

Businesscase blir utarbeidet som grunnlag for løpende evaluering og prioritering av prosjekter

Et businesscase rettferdiggjør virksomhetens ressursinnsats for å oppnå planlagte gevinster, og danner grunnlaget for å evaluere og prioritere mellom ulike investeringsmuligheter innenfor (totalt) tilgjengelige investeringsmidler. Ulike parameter som initiell investeringsutgift, fremtidige kontantstrømmer, kapitalavkastningskrav og nåverdi er vanlige i denne sammenhengen.

Et annet formål med businesscase er å kunne etterprøve prosjektets levedyktighet underveis i gjennomføringen, men også som grunnlag for å etterprøve investeringens lønnsomhet når prosjektet er sluttført.

Ledelsesmessig fokus og strukturert oppfølging av prosjektporteføljen

En mulig tilnærming til evaluering og prioritering mellom ulike investeringsprosjekter er gjennom såkalte investeringsforum. Forumets rolle er å velge ut de prosjektene som er best egnet til å realisere selskapets strategi på en effektiv måte, og sørger således for at prosjektene får tilstrekkelig fokus fra ledelsen i hele gjennomføringsperioden.

Strukturerte data og fleksible rapportmuligheter understøtter ledelsens informasjonsbehov

Data registreres på en strukturert måte (fast innhold og format, samt hensiktsmessig dekomponering av eiendeler) og muliggjør ulike analyser og presentasjoner av data. Dette gir ledelsen verdifull informasjon om kostnader knyttet til ulike prosjektfaser, bestanddeler i en løsning eller definerte drivere. Strukturerte data medfører også at rapporter kan gjøres tilgjengelig uten å måtte belaste prosjektledere med mange ulike rapporteringsformer avhengig av mottakerens behov.

ERP-systemet bidrar til økonomiprosesser med høy effektivitet og kvalitet

For å oppnå oversikt over økonomien i prosjekter er det helt sentralt å ha et ERP-system som er tilpasset virksomhetens størrelse og art, samtidig som det er integrert med øvrige støttesystemer. Føring av interne timer, registrering av bestillinger og matching av mottatte faktura skjer i et felles system/grensesnitt og reduserer manuelle og tidkrevende bokføringsprosesser samtidig som feilkilder elimineres.

Prosesser er klart definert, enkelt tilgjengeliggjort og følges opp av gode nøkkelkontroller

Kostnads- og inntektsstrømmer som berører prosjektregnskapet er dokumentert (fra vugge til grav) og klart forstått på tvers av virksomheten. Stikkord er definerte arbeidsprosesser og rutiner, klar rolledeling, tilstrekkelig systemstøtte og effektiv intern kontroll. En økonomi- og prosesshåndbok presentert på virksomhetens interne nettsider er et godt hjelpemiddel i denne sammenheng.

figur


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS