Banner top Til forsiden Econa

magma@fagbokforlaget.no

En 360-graders prosess

Målet er bedre helsetjenester. I dagens verden skjer ikke det uten teknologi. Ved å legge stein på stein siden 2004 har Helse Vest IKT AS lyktes i å gjennomføre et teknologisk skift, som er en forutsetning for å sikre vestlendingene det helsetilbudet de har krav på. Men en så omfattende prosess er langt mer enn nye IT-systemer.

Teknologi gir store muligheter for både effektivisering av dagens prosesser og det skaper muligheter for fremtidens pasientbehandling, slår administrerende direktør Erik M. Hansen fast.

figur

Erik Hansen har ledet Helse Vest IKT siden opprettelsen i 2004, og kan legge frem en merittliste som vitner om at han og kollegene ikke har ligget på latsiden.

Helse Vest IKT AS er selskapet som leverer IKT-tjenester til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest. På kundelisten står dermed de offentlige sykehusene i regionen, men de leverer også tjenester til de private, ideelle helseaktørene i Helse Vest. Selskapet ble etablert for 13 år siden, da alle IKT-avdelinger i Helse Vest ble slått sammen til ett selskap, som har hovedkontor i Bergen. I dag er 500 ansatte fordelt over hele Vestlandet, og deres felles mål er å sikre at teknologi gjør det mulig å få mest mulig ut av hver helsekrone.

Måtte grunnrydde

Hansen har ledet selskapet siden opprettelsen, og kan legge frem en merittliste som vitner om at han og kollegene ikke har ligget på latsiden.

Ikke alt som er gjort er like synlig. Pasienter ser noe, ved at de får tilgang til nye verktøy, som digital tilgang til egne journaler eller automatisk SMS-påminning om timeavtaler. Ansatte ser noe, gjennom nye datasystemer og terminaler på flere steder enn tidligere.

Men de største løftene er synlig for de færreste. For det første Helse Vest IKT gjorde da de ble opprettet, var å starte en større ryddejobb for å standardisere den basale infrastrukturen, både på for programvare og maskinvare.

– Det var en krevende prosess, og vi fikk mye kjeft. En slik prosess har mange følgefeil, og tilfører egentlig ikke så mange nye funksjonaliteter i førstelinjen. Men det var helt nødvendig å gjøre disse løftene, og det var en forutsetning for å kunne tenke strukturert og strategisk på vår videre utvikling, forteller Hansen.

I 2009 var det grøvste gjort, og det meste av unødvendige kostnader knyttet til manglende samordning av teknologi, utgåtte løsninger og gammel teknologi var ute av verden. Dermed var det mulig å tenke helhetlig, i stedet for å fikse og lappe på gamle løsninger som ikke var tilpasset dagens organisasjon.

– At vi lyktes med dette arbeidet var helt klart en følge av at vi hadde satt oss klare mål, og visste at dette kom til å bli en prosess med støy og ubehag. Dessuten hadde vi tydelig støtte fra ledelsen i Helse Vest og helseforetakene. Det var en uttalt prioritet å skape et grunnlag for å kunne utnytte de mulighetene teknologien gir oss. Det ble altså satset på teknologiutvikling, og det ble erkjent at et teknologisk skift krever involvering fra flere enn et eget IKT-selskap, oppsummerer Hansen.

Mer enn teknologi

Det neste selskapet bidro til å rydde i var ansvarsforhold. I dag er det klart formulert at Helse Vest IKT skal arbeide langs to akser: De skal produsere grunnleggende IKT-tjenester, som betyr stabile systemer, driftet på en kostnadseffektiv måte som også sikrer pasientsikkerhet. Men de skal også ta initiativ til, og bidra til innovativ bruk av IKT i alle helseforetakene.

– I dette skjæringspunktet ligger vårt mulighetsrom. Vi har ansvaret for å levere gode grunnsystemer, og vi skal håndtere de bestillingene som kommer fra organisasjonen. I dette bildet kan vi også bistå med å hjelpe organisasjonen til å komme med tydelige bestillinger, før vi leverer tjenestene de etterspør. Men vi skal også være den som synliggjør muligheter som teknologi kan tilby, og vi skal bidra til at det er mulig å ta ut de gevinstene som teknologi åpner for.

Det siste punktet lykkes bare når alle gode krefter drar i samme retning. Og Hansen har erfart at arbeidet med å digitalisere en organisasjon er en 360-graders prosess.

– Jeg er teknolog. Og det er opplagt at det å ha den riktige teknologiske plattformen er en forutsetning for vellykket digitalisering. Men det er ikke tilstrekkelig for å lykkes. For det er ikke IT-avdelingen som skal drive frem endringene i en organisasjon; det skal lederne i organisasjonen gjøre. Men det må gjøres i tett samarbeid, og vi kan dermed også være en katalysator for endring. Derfor er viktig å plassere ansvar og eierskapet på de riktige stedene. I vårt samarbeid i Helse Vest har nøkkelpersonene for dette ansvaret ligget hos virksomhetslederne. De har vært avgjørende for at vi har kunnet lykkes med vårt arbeid, og vi har skapt en god organisasjonskultur der mange har ansvar og eierskap, og er med på å drive prosesser fremover, forteller Hansen.

Hansen medgir at det siste er en særlig krevende prosess, som krever kontinuerlig innsats og stor åpenhet i organisasjonen.

– Selv om vi vet at tiltak kan føre til økt effektivisering, kan det være krevende å identifisere de konkrete kronegevinstene. Derfor er det viktig å ha et helhetsbilde. Hvor skapes det bedre prosesser, og hvor kan man flytte ressursene som frigjøres, slik at den samlede effekten blir best?

Sikkerhetsutfordringer

IKT-prosjekt i helsevesenet har en særskilt utfordring på sikkerhetssiden. Det er både særdeles kritisk med hundre prosent oppetid og høy driftsstabilitet for alle kritiske systemer. I tillegg håndteres store mengder pasientinformasjon, der kravene til personvern (konfidensialitet) og pasientsikkerhet (tilgjengelighet) er store, og til dels motstridende.

Dette perspektivet var en kritisk faktor ved innføringen av det som i den senere tid har vært det mest synlige prosjektet for pasienter og ansatte, nemlig digital tilgang for pasienten til egne pasientjournaler. Pasienter har hatt tilgang til journalene sine siden 1997, men i fjor ble tilgangen gjort digital gjennom vestlandspasienten.no/helsenorge.no.

Muligheten ble tatt godt imot på pasientsiden; denne gangen lå skepsisen i størst grad hos de ansatte i helsevesenet.

– Vi opplevde at det fantes litt motstand mot prosjektet hos de ansatte. Men da pasientene selv tok systemet i bruk førte det til at også at de ansatte i sykehusene kom på banen og så at pasientens tilgang til egen journal og logg over oppslag i journalen har mange fordeler for alle parter, forteller Erik M. Hansen.

I tillegg til digital tilgang til journalen, er det etablert en fellesregional journal; altså en sykehusjournal for hver pasient i Helse Vest, som oppdateres og er tilgjengelig for alle enheter i helseregionen. Det bedrer informasjonsgrunnlaget for alle på behandlingssiden, og sørger for at pasienten ikke må gjenfortelle sin historie hver gang. Målet er økt pasientsikkerhet og en enklere hverdag for de ansatte.

– Vi har fusjonert journalsystemene for alle sykehus på Vestlandet, og dette skjedde samtidig som ny lov om pasientjournaler ble gjort gjeldende fra 1. januar 2015, forteller Hansen.

Helseregionen holder på med innføring av et system for elektronisk kurve- og legemiddelhåndtering. Det betyr at det blir slutt på papirregistering av data fra helseovervåking og medisinering, men at ansatte nå finner og oppdaterer den informasjon på PC eller nettbrett.

figur

Helse Vest IKT har sitt eget innovasjonslaboratorium, som er fullt av utstyr som tenkes å inngå i fremtiden i de daglige sykehusoppgavene. Her tester overlege ved Endokrinologisk seksjon på Haukeland universitetssykehus, Martina Moter Erichsen, en VR-løsning som kan endre måten å jobbe på.

Veiskille

Hansen og kollegene følger også med på de teknologiske mulighetene som stadig åpner seg innenfor flere områder av pasientbehandling. Det gjør de i sitt eget innovasjonslaboratorium, som er fullt av utstyr som tenkes å inngå i fremtiden i de daglige sykehusoppgavene.

– Vår innovasjonsstab har som mål å følge med og være i forkant av hva som finnes der ute. Det skjer en rekke ting på teknologisiden som gjør at vi har mye å vise frem. Vi har for eksempel en virtual reality-løs­ning, som gjør det mulig å konstruere virtuelle bilder av kroppsdeler, og kan brukes for å se på anatomi før operasjoner. Videre tester vi ut 3D-printere. Alt dette nye utstyret førte til økt oppmerksomhet fra de ansatte i helseforetakene, og vi har mange innom, for å teste ut utstyret og diskutere muligheter for fremtidig bruk, forteller Hansen.

Denne dynamikken er viktig for å følge med i timen, og kunne levere de riktige tjenestene for fremtiden.

– Vi står ved et veiskille nå, for utviklingen på teknologisiden går så fort. Men dette får konsekvenser for tjenestesiden. Hva skjer for eksempel med organisering og ansvar for helsetjenester når vi får teknologi som gjør at flere oppgaver enn tidligere kan utføres i hjemmene, og ikke på institusjonene?

Fremtidens muligheter er altså mange. Men den kanskje største utfordringen når utviklingen går så fort er riktig timing.

– Vi utvikler i liten grad løsninger selv, så vi må klare å identifisere riktig tidspunkt for utskiftinger. Det er krevende å finne ut når det er riktig å bytte ut løsninger, og hvilke versjoner som vil vare lengst, og kople dem mot riktige endringer i organisasjonen. Skal vi lykkes med det er det avgjørende å ha gjensidige forståelse for at vi alle har ulike oppgaver i målet om å skape best mulig helsetjenester.


© Econas Informasjonsservice AS, Rosenkrantz' gate 22 Postboks 1869 Vika N-0124 OSLO
E-post: post@econa.no.  Telefon: 22 82 80 00.  Org. nr 937 747 187. ISSN 1500-0788.

RSS